¿Conoces las 5 claves para contratar un servicio?

 

 

La interconexión de la economía hace que las empresas cada vez tengan mayores presiones externas para ser competitivas y optimizar sus costes. Adicionalmente, la amplia difusión de la información y la apertura comercial implican que los cambios en diferentes latitudes se propaguen a velocidades inusitadas y las empresas deban ser flexibles para adaptarse rápidamente a estas nuevas realidades.

En este entorno ya son muchas las empresas que han decidido concentrarse en las funciones claves del negocio y hacer un contrato de servicios para aquellos servicios que no son considerados como críticos para el éxito de su actividad. Otras incluso, han ido más allá y contratan algunas actividades que pese a poder ser desarrolladas internamente pueden ser realizadas por proveedores externos de manera más eficiente y con mayores niveles de calidad por su nivel de experiencia o especialización, como es el caso de un contrato de servicios profesionales o un contrato de consultoría.

La decisión de realizar una contratación externa sin embargo, debe ser analizada, planeada y gestionada para que contribuya al éxito del negocio.

Compartimos las  5 claves fundamentales a considerar en la contratación externa de un servicio:

1.            Planea

Haz la tarea. Antes de contratar un servicio investiga el mercado, define claramente lo que quieres contratar, las alternativas, y las condiciones prevalecientes en el mercado. Incluye los riesgos más importantes en la prestación del servicio dado que estos deberán ser considerados para su manejo en el contrato.

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2.            Solicita varias ofertas

Tener varias ofertas te permitirá comparar diferentes condiciones y adicionalmente, los oferentes, dada la competencia, aumentarían su interés en presentar la mejor oferta a la empresa lo cual redundará en mayores beneficios para el contratante.

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3.            Formaliza la relación

Una vez seleccionado al contratista es conveniente formalizar los acuerdos entre las partes mediante la firma de un contrato. La claridad permitirá reducir los conflictos potenciales y generar una relación más fluida que contribuirá al éxito en la prestación del servicio.

Aunque la contratación del servicio trae ventajas para la empresa también genera riesgos que deben ser analizados y manejados en el contrato a través de temas como la definición de un alcance claro de la labor a desarrollar, de los estándares de calidad en la prestación del servicio, de los indicadores a los cuales estará atada la remuneración tales como el cumplimiento de metas, horas u objetivos, del manejo de conflictos de interés potenciales, y del manejo de la información confidencial, entre otros.

Es importante tener en cuenta que el contrato de prestación de servicios, a diferencia del contrato de trabajo, está regido por la legislación civil, y el prestador se compromete a hacer algo contra remuneración sin que haya un vínculo de subordinación, como en el caso de un contrato de trabajo, y con autonomía administrativa y de horario.

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4.            Gestiona el contrato

Una vez firmado el contrato es importante velar por el cumplimiento de lo establecido y gestionar cualquier cambio en las condiciones que requiera su modificación.

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5.   Investiga el mercado de manera continua

Lo que fue conveniente en el momento de la firma del contrato puede dejar de serlo por un cambio de circunstancias. La empresa tiene que mantenerse alerta e informada de los cambios en los requerimientos del mercado que requieran hacer ajustes en su estructura organizacional y en los servicios contratados.

Finalmente…

El manejo informal de la relación con el contratista es un enemigo de las mejores prácticas de gestión y debe ser evitado. La falta de transparencia acarrea riesgos que pueden resultar costosos para la organización.

Aunque el proceso de selección es vital para mitigar los riesgos, la formalización de los acuerdos mediante un contrato escrito y la definición clara de las obligaciones y derechos de las partes permitirá disminuir las fuentes potenciales de conflicto y aumentará la transparencia.

Muchas empresas en el pasado han preferido mantener la informalidad por los costes que implicaba disponer de una asesoría profesional en la contratación de un servicio o por la desconfianza en los modelos de contrato de prestación de servicios a descargar sin garantía de calidad. Sin embargo hoy en www.legalydocs.es  ya existe una alternativa de calidad para la elaboración del Contrato de Prestación de Servicios en línea y con la revisión de un abogado a un precio competitivo. LegalyDocs es consciente de los desafíos que trae la competencia para las empresas y comparte los beneficios de la automatización con sus clientes.

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Después de un breve cuestionario online podrás tener un contrato adaptado a tus necesidades que además podrá ser revisado por uno de los abogados colaboradores. En este contrato podrás dejar claros temas como la identificación de las partes, el objeto del contrato, el precio, el plazo o duración, la forma de pago, las obligaciones de las partes, las causales de terminación, entre otros.

Si todavía no tienes dudas sobre qué tipo de contrato requieres, o algunos de los aspectos a considerar, y necesitas una mayor asesoría también puedes contactar a LegalyDocs exponiendo tu caso.

 

 

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